ΔΙΑΠΡΑΓΜΑΤΕΥΣΗ με e MAILS

Γράφει ο Δημοσθένης Παπακωνσταντίνου 

Το τελευταίο διάστημα συμμετείχαμε σε μια αρκετά εκτενή διαπραγμάτευση μέσω emails.

Τα “είδαμε όλα” όσα μπορούν να συμβούν σε τέτοιες διαπραγματεύσεις.

Οι διαπραγματεύσεις με ηλεκτρικό ταχυδρομείο έχουν αρκετά μειονεκτήματα.

Είναι δύσκολο να δημιουργηθεί εμπιστοσύνη και υπάρχει τάση σε υπερβολές και σε (γραπτές) εκρήξεις. Πολλοί δεν αισθάνονται την πίεση της “δια ζώσης” και τείνουν να προετοιμάζονται επιπόλαια.

Ορισμένοι τύποι διαπραγματευτών αισθάνονται μεγαλύτερη άνεση να εκφραστούν “σκληρά” και χρησιμοποιούν επικοινωνιακές προκλήσεις όπως αγένειες, σαρκασμοί, μπλόφες, απειλές, διφορούμενα μηνύματα και κακοσχεδιασμένες αντιδράσεις. Οπωσδήποτε είναι ευκολότερο να ειπωθεί το «Όχι» και τυχόν win-win διαπραγμάτευση γίνεται μακρινό όνειρο.

Οι email διαπραγματεύσεις μπορούν ευκολότερα να γίνουν  δυσάρεστες αλλά όμως υπάρχουν. Εξουδετερώστε λοιπόν όσο το δυνατόν περισσότερο τα μειονεκτήματά τους.

1. Κάνετε την πρώτη επαφή σας δια ζώσης ή έστω διαδικτυακά. Η πρώτη συνάντηση είναι σημαντική για πολλούς λόγους. Τουλάχιστον θα την “δείτε”, θα την παρατηρήσετε, θα την γνωρίσετε καλύτερα  και θα έχετε κάποιες ευκαιρίες να καλλιεργήσετε τη σχέση.
2. Κάνετε ακόμα περισσότερες ερωτήσεις. Προετοιμάστε και στείλτε της μια λίστα στοχευμένων ερωτήσεων. Συνεχίστε και κατά τη διάρκεια της διαπραγμάτευσης να κάνετε ερωτήσεις.  Περισσότερες ερωτήσεις και όχι λιγότερες.
3. Να έχετε γραμμένους μπροστά σας τους στόχους και τα όρια σας. Να τους συμβουλεύεστε συνεχώς πριν της απαντήσετε με το δικό σας mail. Τολμήστε να μοιράζεστε τις προσδοκίες σας ακόμα και όταν νομίζετε ότι τα πράγματα έχουν πάει στραβά.
4. Όταν αντιμετωπίζετε αγένεια, θυμούς, σκληρές συμπεριφορές ή είστε εσείς θυμωμένοι μην απαντάτε αμέσως. Κάνετε ένα σύντομο διάλειμμα και στη συνέχεια, επικοινωνήστε με την άλλη πλευρά τουλάχιστον μέσω τηλεφώνου. Η σύγκρουση με συναισθηματική ένταση σπάνια επιλύεται μέσω email.
5. Εκφράστε τα συναισθήματα σας όπως θα το κάνατε προσωπικά, ιδιαίτερα τα θετικά (π.χ. ενθουσιασμός, εμπιστοσύνη, ελπίδα).
6. Ερμηνεύστε τα mails της με προσοχή. Φροντίστε να ξεκαθαρίσετε τυχόν ασάφειες αμέσως.
7. Προσπαθήστε να διατηρήσετε ένα φιλικό τόνο στα email σας ανεξάρτητα την συμπεριφορά της άλλης πλευράς. Ακόμα και ένας απλός χαιρετισμός όπως κάνουμε σε συναντήσεις πρόσωπο με πρόσωπο μπορεί να συμβάλει σημαντικά στη διατήρηση των σχέσεων. Πάντα να γράφετε ένα προσωπικό “μικρό κείμενο” πριν την ουσία του μηνύματός σας. Πάντα να θυμάστε ότι στην άλλη πλευρά υπάρχει μια ανθρώπινη ύπαρξη.

Μη διαπραγματεύεστε με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο αν δεν υπάρχει ανάγκη.